Herzlich willkommen zu unserem Workshop zum Thema "digitales Dokumentenmanagement"

Die Menge der täglich zu bewältigenden Papier- und Informationsflut wächst stetig. Dokumente haben einen hohen Stellenwert. Sie sind eng mit Arbeitsabläufen verknüpft und Träger fachlicher und steuernder Informationen. Der sinnvollen Verwaltung und Recherche fällt eine immer größer werdende Bedeutung zu.

Die Realität sieht aber anders aus!

Oft werden sowohl papiergebundene als auch digitale Dokumente kopiert, mehrfach abgeheftet oder in verschiedenen Bereichen der Systeme gespeichert. Es werden Aktenberge durch das Unternehmen getragen und Archive angelegt. Das Ziel ist es, Struktur und Ordnung zu halten. Doch eigentlich ist man ständig auf der Suche nach den richtigen Akten oder Informationen.

• Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60% der Arbeitszeit, 20 bis 45 % der Gehaltskosten, 12 bis 15 % des Umsatzes
• Täglich werden 200 Millionen Seiten Papier in Ordner abgeheftet und mehr als 250 km neue Aktenordner angelegt.
• 3 % aller Akten gehen verloren, im Durchschnitt kostet es 100 EUR eine verlorene Akte wieder herzustellen
• Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert
• Im Zeitablauf des Dokumentenlebenszyklus fallen allein 7 % auf den Transport
• Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten frisst durchschnittlich 5-15 % des Umsatzes europäischer Unternehmen auf

_{Quellen: Gartner Group: Document Management Choices Improve for SMB Audience, The Essential Client/Server Survival Guide, IDC: Doc #34822 / Customer Needs and Strategies, Harald Klingelhöfer: Dokumentenmanagementsysteme, International Data Corporation (IDC)}

DocuWare Workshop
Informationen zur nächsten Veranstaltung

Die Zeiten von Papier und Ordnern ist definitiv vorbei. 2017 wurde die GoBD eingeführt, 2018 die DSGVO und seit 2020 haben wir Covid mit vielen KollegenInnen im Home Office. Dies zeigt uns ganz deutlich das die digitalen Informationen klar im Vorteil gegenüber dem Papier sind. Alle Berechtigten haben Zugriff von überall und zu jederzeit, Freigabeprozesse sind in Sekunden zugewiesen, die Aufgaben werden überwacht, kein Dokument geht je wieder verloren, und im Vergleich zum Papier bietet der Umgang mit digitalen Unterlagen mehr Möglichkeiten. Ganz gleich "aus" welcher Quelle die Information "stammt".

In diesem Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie mit DocuWare revisionssicher archivieren können, ganz gleich welcher Quelle die Information entstand. E-Mail, Post, Datensatz, .xlsx oder .docx Datei, alles wird einfach per Mausklick abgelegt, die Indexierung übernimmt DocuWare für Sie. Nachdem sie alles abgelegt haben, starten die möglichen Prozesse.

Weitere Beispiele können die Freigabe eines Urlaubsantrages, Vertragserinnerung, Onboardingprozesse oder nur eine einfache Wiedervorlage sein. - ALLES und noch mehr ist möglich.

Alle Ihre Fragen zum Funktionsumfang, Leistungsdaten, Umsetzung und Integration in Ihre Umgebung, Kosten und mögliche Fördergelder werden beantwortet.

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