Fallstudie
Firmengruppe HARSCH
Die Firmengruppe Harsch ist auf den Bau schlüsselfertiger Gebäude spezialisiert. Der Einsatz eines zentralen Dokumenten-Pools unterstützt das effiziente Arbeiten in der Verwaltung und im Personalwesen. Automatisierte Workflows sorgen hier für schnelle Durchlaufzeiten.
Seit 1919 schreibt die Firmengruppe Harsch mit dem Einsatz von Betonfertigteilen im Bau eine Erfolgsgeschichte. Das in dritter Generation familiengeführte Unternehmen ist ein leistungsstarker Partner für gewerbliche und private Bauvorhaben – vom Grundstückserwerb über Planung, Finanzierung bis zum Bau schlüsselfertiger Gebäude. Auch Tief- und Straßenbau werden abgedeckt. In der Verwaltung legt man großen Wert auf innovative Prozesse mit leistungsfähiger Informationstechnik und setzt deshalb auf DocuWare.
Die Buchhaltung arbeitete bereits zuvor mit einem digitalen Archiv, was sich jedoch für zukünftige Anforderungen als nicht flexibel genug erweis. Gewünscht war eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung von Arbeitsabläufe auf allen Ebenen. Im Fokus stand zunächst die Prüfung der etwa 100 täglichen Eingangsrechnungen. Diese mussten bis dahin per Hauspost an andere Abteilungen und Standorte geschickt werden, was oft mehrere Tage dauerte. Neben einer revisionssicheren Archivierung war die beleglose Bearbeitung oberstes Ziel. Klare Regeln und Strukturen sollten Prüfzeiten reduzieren und den Prozess an sich besser kontrollieren. Für DocuWare sprach vor allem die Flexibilität des Systems. Anstatt starre Konzepte aufzuzwingen, passte sich das Dokumentenmanagement-System (DMS) dynamisch an die Anforderungen an. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war auch die Fachkompetenz des DocuWare-Partners, der diese Anpassungen problemlos ermöglichte.
Land:
Deutschland
Branche:
Bauwesen
Abteilung:
Controlling | Finanzbuchhaltung | Management | Personalwesen | Verwaltung
Bereitstellung:
On-Premises
Intregration:
Microsoft Dynamics NAV
Wir verwenden das DMS heute in vielfältigster Form: Im IT-Ticketsystem etwa melden Mitarbeiter Probleme direkt über ein Web-Formular, wodurch umgehend ein Workflow gestartet wird. Unsere IT-Mitarbeiter können das Problem daraufhin zeitnah lösen, gleichzeitig ist alles in DocuWare dokumentiert.
Was unser Kunde sagt
"Durch den Einsatz von DocuWare als zentrale Lösung zur Ablage von Dokumenten und ihrer Verarbeitung mittels Workflows konnten wir die Zeiten in der Rechnungsprüfung um 70 Prozent reduzieren. Und im Bewerbungsmanagement treffen wir Auswahlentscheidungen heute innerhalb weniger Tage.“
Jannik Watteroth
DMS-Projekteiter, Firmengruppe Harsch
Reduktion der Papierrechnungen auf 10 Prozent
Mit dem Start von DocuWare am 1. Juni 2020 – nach rund zehn Wochen Projektlaufzeit – wurde eine neue elektronische Rechnungsbearbeitung eingeführt. Per Post eingehende Rechnungen erhalten einen QR-Code, werden gescannt und in einem DocuWare Briefkorb abgelegt. Eingehende E-Mail-Rechnungen werden per Connect to Outlook ebenfalls in diesen Briefkorb übertragen. Seitdem Ende 2020 alle Lieferanten angeschrieben wurden, Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken, kommen nur noch 10 Prozent auf Papier bei gepe an. Sofern die Prüfung nicht schon in der zentralen Rechnungskontrolle erfolgen kann, wenn beispielsweise alle relevanten Dokumente schon im Archiv vorhanden sind, werden Rechnungen zur Prüfung an die Fachbereiche weitergeleitet. Gerade bei den dezentral zu prüfenden Rechnungen hat der Workflow die Prozesse enorm beschleunigt.
Vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung
Eine nahezu komplette Automatisierung wurde bei der Bearbeitung von Rechnungen eines großen Lieferanten erreicht, von dem über 30 Prozent des gesamten Rechnungsvolumens stammt. Zusammen mit dem Systemhaus wurde ein spezielles Rechnungsdesign entwickelt, bei dem für jede Position auch bereits die entsprechende Kostenstelle in der Buchhaltung bei gepe aufgeführt ist. Außerdem werden die Rechnungen separat je Sachkonto gestellt, so dass die Buchungsvorschläge gesammelt und sortiert in der Buchhaltung nur noch bestätigt werden müssen.
Unverzichtbares Werkzeug im Personalmanagement
Das Einsatzspektrum von DocuWare wird kontinuierlich erweitert. Ein wichtiger Bereich ist das Personalarchiv, das von der 15-köpfigen Personalabteilung intensiv genutzt wird. Hier ist man sehr zufrieden mit dem ausgeklügelten Berechtigungskonzept von DocuWare. Zum Beispiel werden in den Personalakten auch Impfnachweise datenschutzkonform verwaltet. Wichtig ist dies für das Reinigungspersonal, das in Kitas und Schulen arbeitet. „Wenn ‚Springer‘ eingesetzt werden, müssen wir wissen, ob die geforderte Masernimpfung vorliegt. Wir können Kontrolllisten erstellen, die pro Kostenstelle zeigen, ob Impfnachweise fehlen“, erklärt Georg Hermann. Auch Krankmeldungen werden über DocuWare erfasst. An den einzelnen Standorten können diese über Multifunktionsdrucker dezentral eingescannt werden und stehen dann dem Personalmanagement zur Verfügung. Für ein Dienstleistungsunternehmen, das fluktuierendes Personal managen muss, ist das DMS zu einem unverzichtbaren, täglich genutzten Werkzeug geworden.