Automatisierte Dokumentenverarbeitung für mittelständische Unternehmen
Die effiziente Lösung für Ihre Dokumentenprozesse
In vielen Unternehmen werden Dokumente noch manuell erfasst und übertragen. Doch dieser Aufwand ist vermeidbar. Wir unterstützen Sie mit einer modernen Datenerfassungstechnologie, die Ihre Dokumente automatisch ausliest und verarbeitet. So optimieren Sie Ihren Workflow und reduzieren Ihre Prozesskosten langfristig.
Mögliche Einsatzfelder der automatisierten Dokumentenverarbeitung
Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ist für viele Geschäftsprozesse und Geschäftsfelder von Vorteil. Wir unterstützen Sie damit insbesondere in folgenden Bereichen:
So funktioniert automatische Dokumentenverarbeitung
Bei smarter Dokumentenverarbeitung werden Ihre Dokumente und deren Inhalte gescannt, ausgelesen und klassifiziert. Über eine Freiformerkennung werden mit Hilfe von Schwarm-Intelligenz die Kopf- und Positionsdaten ausgelesen und diese gegen Fremddatenbanken validiert. Auf diese Weise kann beispielsweise über den ausgelesenen Umsatzsteuer-Ident-Code erkannt werden, ob eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten gestellt wurde, der in den Stammdaten des ERP-Systems bereits hinterlegt ist.
Digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein komplexer Prozess, der rechtskonform abgewickelt werden muss. Die von uns eingesetzte Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung verfügt über ein komplexes Regelwerk, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben des § 14b UStG erfüllt sind und die Rechnungsbeträge auch numerisch korrekt aufaddiert werden.
Bei warenbezogenen Einkaufsprozessen können Eingangsrechnungen auf Positionsebene direkt gegen Bestellungen und Wareneingänge verbucht und Buchungssätze an Ihr FiBu-System übergeben werden.
Elektronische Dokumente und Fremddokumente
Dokumente, die von intern eingesetzten Softwareprodukten erzeugt werden, sind in der Regel einfach automatisiert zu archivieren. Der Grund dafür: Die Metadaten für die Indexierung können leicht aus den eigenen Datenbanken ausgelesen werden.
Wesentlich komplexer wird das intelligente Auslesen und Verstehen von Metadaten aus Fremddokumenten. Das betrifft zum Beispiel Eingangspost oder Eingangsrechnungen. Da die Dokumente alle unterschiedlich aussehen und über einen unterschiedlichen Formularaufbau verfügen, macht das auch die Verarbeitung wesentlich anspruchsvoller.
Doch auch hierfür haben wir für Sie die richtige Software-Lösung. Mit DocuWare ermöglich wir Ihnen Texterkennung, Data Capturing und die Validierung ausgelesener Daten gegen ERP-Datenbanken bis hin zur Dunkelverbuchung.