Digitales Unternehmensarchiv

Konsolidierung Ihrer Unternehmensdaten mit einer DMS-Lösung

Ihr Unternehmen setzt neben unzähligen Softwareprodukten nach wie vor auf eine papierbasierte Kernorganisation? Selbst erstellte Dokumente oder Fremddokumente werden in Papierakten und physischen Ordnern zusammengefasst und archiviert? Dann ist eindeutig Zeit für eine neue Lösung, die zeitsparend und kostengünstig ist. Eine Lösung, bei der Zugriffe auf die Akten auch ohne räumliche Nähe zum Archiv möglich sind. Eine Lösung, bei der Sie selbst bestimmen können, wer Zugriff auf welche Informationen hat: ein digitales Unternehmensarchiv in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

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Ihr digitales Unternehmensarchiv

In einem digitalen Unternehmensarchiv werden alle Informationen vollautomatisch und vorgangsbezogen konsolidiert – ganz gleich, ob es sich um eine E-Mail, eine Datei, ein ERP-PDF oder ein gescanntes Papierdokument handelt.

Durch das Konsolidieren über Metadaten Ihrer ERP-Umgebung, wie z.B. Kundennummer oder Auftragsnummer bilden sich verschiedene virtuelle Mappen, unter den die Dokumente zusammengefasst sind.

DSGVO konforme Datensicherung

Dokumente, die personenbezogene Daten beinhalten, können auf Wunsch automatische Löschfristen hinterlegt werden. Auf diese Weise können Sie – ohne jeglichen händischen Aufwand – sicherstellen, dass die Anforderungen der DSGVO hinsichtlich der Lösch- und Auskunftspflicht eingehalten werden. Mittels der modernen Technologie kann die Archivsoftware auf Ihrem Server, im Rechenzentrum des Herstellers oder einem Rechenzentrum Ihrer Wahl betrieben werden

Welcher Integrationsweg für Sie der richtige ist, hängt im Wesentlichen von der von Ihnen eingesetzten Softwarelandschaft ab.

Mobiler Zugriff auf Ihre Daten

Der Zugriff auf Ihr Archiv erfolgt per Smartphone, PC oder Tablet über eine App oder über den Webbrowser. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie im Unternehmen, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise sind. Durch geschickte Berechtigungslogiken hat jeder Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf die Dokumente, die für ihn von Relevanz sind. Der Zugriff erfolgt über Metadaten (z.B. Projekt- und Vorgangsnummer) oder über eine „Google-Suchlogik“ auf Basis einer Volltextsuche.

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