Digitaler Posteingang und automatisierte Dokumentenlenkung

Die effiziente Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen

Rechungen erreichen jedes Unternehmen auf viele verschiedene Wege, oft in Papierform über den zentralen Posteingang. Hier werden Briefumschläge geöffnet und die empfangenen Dokumente in der Regel über Ablagekörbchen oder Transportwagen an die Empfänger zugestellt.

Durch automatisches, intelligentes Klassifizieren der gescannten Eingangspost und zentral eingehender E-Mails kann der traditionelle Eingangspost-Verteilprozess durch ein frei konfigurierbares Regelwerk ersetzt werden. Eingehende Informationen werden so automatisch an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet.

 

Erfassung von Rechnungsinformationen

Das händische eintragen von relevanten Rechnungsinformationen kann sehr zeitaufwändig sein und ein Fehler bei der Eingabe kann anschließend Prozesse zum erliegen bringen. Mit einer automatisierten OCR-Lösung ist das Auslesen von Informationen auf Kopf- und Positionsebene möglich. Darüber hinaus werden extrahierte Rechnungsbeträge mit Hilfe mathematischer Prüfung automatisch kontrolliert. So werden Fehler bei der Erfassung ausgeschlossen.

 

Beschleunigte Rechnungsprüfung
durch Freigabeworkflow

Das analoge Abbilden einer mehrstufigen fachlichen Prüfung von Rechnungen ist in vielen Fällen mit hohem Aufwand verbunden.

Eine digital erfasste und abgelegte Rechnung startet automatisch einen Freigabeworkflow. Prozessbeteiligten Personen wird nach Rechnungseingang die Aufgabe zugewiesen, die Rechnung sowie die erfassten Daten zu Prüfen und Freizugeben. 

 

Verarbeitung der erfassten Daten

Ein fest definiertes Regelwerk prüft die vorliegende Rechnung auf Einhaltung der von §14 UStG geforderten Inhalte. Anschließend werden ausgelesenen Kopf- und Positionsdaten automatisch gegen bestehende Fremddatenbanken (ERP und FiBu) abgeglichen und validiert. 

 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Implementierung Ihres digitalen Rechnungseingangs sowie bei der Einführung der smarten Dokumentenlenkung. Mehr dazu verraten wir Ihnen gerne bei einem unverbindlichem Beratungsgespräch.

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